Privacyverklaring C.K.V DES (Delft)

Privacyverklaring C.K.V. DES (Delft)

Dit document is de privacyverklaring van korfbalvereniging DES (hierna: ‘DES’) uit Delft. Omdat DES er veel waarde aan hecht dat op een zorgvuldige manier met persoonsgegevens van haar leden wordt omgegaan en hierover transparantie wil bieden, heeft zij in deze verklaring zorgvuldig uiteen gezet op welke manier wordt omgegaan met persoonsgegevens en welke rechten u als (ouder(s)/voogd van een minderjarig) lid en betrokkene heeft. De inhoud van deze verklaring voldoet aan de eisen die door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) aan verenigingen worden gesteld. Vragen over de inhoud van deze verklaring kunt u mailen naar: privacy@ckvdes.nl.

Algemeen
Van welke personen verwerkt DES persoonsgegevens?

  • Leden (spelend en niet- spelend)
  • Ouder(s)/voogd
  • Voormalig leden
  • Vrijwilligers
  • Relaties 
  • Sponsoren

Welke organen/commissies verwerken persoonsgegevens?

  • Bestuur
  • Ledenadministratie
  •  Technische Zaken (ATC)
    • Senioren Technische Commissie (STC)
    • Jeugd Technische Commissie (JTC)
    • Wedstrijdsecretariaat
  • Ledenwerfcommissie
    • Schoolkorfbal
  • Accommodatiecommissie
    • Barcommissie
  • Communicatiecommissie
    • Werkgroep Sponsoring
  • Activiteitencommissie 
    • Jeugdactiviteiten
    • Seniorenactiviteiten
    • Werkgroep jeugdkamp
  • Internationale Toernooi Commissie (ITC)
  • Vertrouwenspersoon

Op basis van welke mogelijke grondslagen worden persoonsgegevens verwerkt?

  • De uitvoering van de overeengekomen lidmaatschapsovereenkomst.
  • Expliciet gegeven toestemming (bij aanmelding of daarna voor een specifiek doel).

Specificatie van verwerkingen

Welke persoonsgegevens verwerkt DES, met welk doel, wie heeft toegang tot de gegevens en hoe lang worden deze gegevens bewaard?

  1. Ledenadministratie

De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de ledenadministratie dient verschillende doelen.  De gegevens worden verwerkt om te kunnen voldoen aan de voorwaarden die de KNKV stelt voor deelname aan de korfbalcompetitie, voor het opstellen van een ledenlijst ten behoeve van de interne communicatie omtrent wedstrijden en andere activiteiten, het maken van teamindelingen, het maken van roosters ten behoeve van onze dienstverlening. 

  • Persoonsgegevens: uw voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres en uw KNKV relatienummer.
  • Grondslag: de uitvoering van de overeengekomen lidmaatschapsovereenkomst. 
  • Toegankelijk voor: de KNKV, de organen/commissies van DES en alle leden.
  • Bewaartermijn: 2 jaar na de beëindiging van de lidmaatschapsovereenkomst tenzij u toestemming heeft gegeven voor het bewaren van gegeven zodat wij u kunnen benaderen voor bijvoorbeeld een reünie of een andere bijzondere gebeurtenis.
  1. Financiële administratie

Voor de financiële administratie van DES worden persoonsgegevens verwerkt zodat contributies kunnen worden geïnd en eventueel voor overige facturering.

  • Persoonsgegevens: voornaam, achternaam, geboortedatum,  adres, telefoonnummer, e-mailadres, IBAN- nummer.
  • Grondslag: de uitvoering van de overeengekomen lidmaatschapsovereenkomst 
  • Grondslag t.a.v. de bewaringstermijn: het voldoen aan een wettelijke plicht. 
  • Toegankelijk voor: de ledenadministratie en de penningmeester.
  • Bewaartermijn: gedurende de looptijd van jouw lidmaatschap en de financiële administratie tot 7 jaar na afloop van jouw lidmaatschap.  
  1. Het clubblad: de DESSER 

De DESSER is de nieuwsbrief van DES door middel waarvan (noodzakelijke) verenigingsinformatie wordt gedeeld en waarin mogelijk reclame wordt gemaakt voor sponsoren van DES.  

  • Persoonsgegevens: voornaam, achternaam en e-mailadres. 
  • Grondslag: het verspreiden van (noodzakelijke) verenigingsinformatie aan betrokkenen die hiervoor expliciet toestemming hebben verleend.
  • Toegankelijk voor: alle leden van DES en bezoekers van de website (www.ckvdes.nl).
  • Bewaartermijn: de duur van het lidmaatschap of als u hier, na uw opzegging, expliciet een verzoek voor doet omdat u op de hoogte wil blijven. 
  1. De website van DES, social media en de krant

In opdracht van DES kunnen foto’s en video’s van wedstrijden of activiteiten met een bijbehorende verslaglegging worden gemaakt waarbij personen (leden en andere betrokkenen) herkenbaar in beeld zijn. Deze foto’s, video’s  en verslagen kunnen worden gepubliceerd op de website van DES, de facebookpagina van DES, de instagrampagina en/of in een (lokale) krant. Foto’s, video’s en verslagen van het Internationale Pinkstertoernooi kunnen ook worden gepubliceerd op de bijbehorende website, de facebookpagina, twitter en/of instagram. Het verspreiden van verenigingsinformatie, het analyseren van wedstrijden, het organiseren van activiteiten, het uitnodigen voor bijeenkomsten of activiteiten en de promotie van DES zijn de doelen van deze verwerkingen.

  1. Korfbalvereniging DES
  • Persoonsgegevens: voornaam, achternaam, foto.
  • Grondslag: toestemming (bij aanmelding).
  • Toegankelijk voor: bezoekers en beheerders van de website, facebookpagina, instagrampagina van DES én lezers van de (lokale) kranten.
  • Bewaartermijn: voor de duur van het bestaan van deze kanalen.
  1. Pinkstertoernooi
  • Persoonsgegevens: voornaam, achternaam , e-mailadres en leeftijd. 
  • Grondslag: toestemming bij aanmelding voor het toernooi.
  • Toegankelijk voor: de Internationale Toernooicommissie, vrijwilligers bij het toernooi en de bezoekers en beheerders van de website, facebookpagina, twitter én instagrampagina van DES.  
  • Bewaartermijn: gegevens zullen binnen 2 jaar na afloop van het toernooi worden verwijderd.
  1. Het jaarlijkse jeugdkamp

Als leden het jaarlijkse jeugdkamp willen bijwonen, dienen zij hiervoor een aanmeldformulier in te vullen met persoonsgegevens zodat de kampcommissie voorbereidingen kan treffen. Op het aanmeldformulier wordt gevraagd naar de medische gegevens van deelnemers zodat gedurende het weekend en bij eventuele calamiteiten adequaat kan worden gehandeld. 

  • Persoonsgegevens: voornaam, achternaam, geslacht, geboortedatum, contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres ouder(s)/voogd, polisnummer van ziektenkostenverzekeraar deelnemer en informatie m.b.t. medicijngebruik. 
  • Grondslag: toestemming bij aanmelding voor het kamp. 
  • Toegankelijk voor: de kampcommissie. 
  • Bewaartermijn: na afloop van het kampweekend zullen de gegevens binnen 1 maand worden vernietigd.

  1. Vertrouwelijke informatie

DES heeft vertrouwenspersonen aangesteld bij wie leden terecht kunnen om omstandigheden uit hun persoonlijke levenssfeer te bespreken. De vertrouwenspersonen hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. 

  • Persoonsgegevens: voornaam en achternaam.
  • Grondslag: gegeven toestemming na het stellen van hulpvraag.
  • Toegankelijk voor: de vertrouwenspersonen.
  • Bewaartermijn: nadat een persoonlijk traject is afgerond, wordt informatie binnen 1 jaar verwijderd. 
  1. Derde partij(en)

De gegevens die u aan DES verstrekt, kan DES alleen aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst of als u hiervoor expliciet toestemming heeft verleend. DES verstrekt alleen gegevens aan partijen waarmee een verwerkingsovereenkomsten is afgesloten. In deze verwerkingsovereenkomsten staat beschreven met welke doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt en welke maatregelen zijn genomen om de privacy van persoonsgegevens te borgen. 

  • Sportlink:

DES is aangesloten bij de KNKV. Leden die willen deelnemen aan de korfbalcompetitie dienen te zijn opgenomen in de ledenadministratiesoftware van de KNKV: Sportlink. Via Sportlink stelt DES de volgende persoonsgegevens ter beschikking aan de KNKV:

  • Voor- en achternaam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • Foto
  • E-mailadres

In het aanmeldformulier vraagt DES haar leden expliciet om toestemming voor het delen van persoonsgegevens met Sportlink. DES kiest voor haar leden standaard voor een afgeschermd profiel, welke het op hoogste privacyniveau heeft. Elk lid heeft via de Sportlink app de mogelijkheid om zijn/haar privacyinstellingen te wijzigen. Er zijn vier verschillende niveaus waar je uit kunt kiezen:

  • Afgeschermd:  met dit privacyniveau worden personen als Afgeschermd getoond. Personen kunnen niet worden gevonden bij zoekopdrachten. Uitzondering op deze situatie is de ondersteuning van officiële processen als het Digitaal Wedstrijdformulier. Persoonsgegevens die nodig zijn om iemand tijdens het proces te legitimeren worden zijn beschikbaar voor de gebruiker.
  • Normaal: met dit privacy niveau maken personen zich in de app bekend aan anderen. Personen kunnen worden gezocht en gevonden. Van deze personen is geen foto beschikbaar voor anderen. 
  • Beperkt: met dit privacy niveau worden alle persoonsgegevens van een persoon beschikbaar gesteld aan anderen. 
  • Open: met dit privacy niveau zijn uw naam en foto zichtbaar en worden extra gegevens weergegeven in andere Sportlink producten.
  1. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. DES gebruikt geen cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze website.

  1. Uw rechten als betrokkene van DES

Als lid van DES heeft u op grond van de AVG rechten waarover DES u graag informeert. Wanneer uw kind jonger is dan 16 jaar en u haar/zijn wettelijke vertegenwoordiger bent, komen deze rechten u eveneens toe. Wanneer u gebruik wil maken van één van onderstaande rechten, verzoekt DES u om contact op te nemen door te mailen naar: privacy@ckvdes.nl.

  1. Het recht op informatie:

Als lid van DES bezit u het recht op informatie. Dit betekent dat u recht heeft op informatie over met welk doel persoonsgegevens worden verzameld, hoelang deze worden bewaard,                                  wie persoonsgegevens ontvangen via DES en op welke manier DES persoonsgegevens beschermt. De werkwijze hiervan zal ten alle tijden beschikbaar zijn via de privacyverklaring op de website van DES.   

  1. Het recht op inzage, correctie en verwijderen van gegevens: 

Wanneer u uw persoonsgegevens aan DES heeft verstrekt, heeft u ten alle tijden de mogelijkheid op de inzage hiervan. Indien de gegevens die u heeft verstrekt onjuist, onvolledig of overbodig zijn, heeft u het recht om de informatie te laten corrigeren of verwijderen. De rechten op het corrigeren en verwijderen van gegevens zoals bedoeld in de AVG, zijn niet bedoeld voor gepubliceerde meningen. Voor andere verzoeken zal DES tegemoet komen aan uw verzoek en u op de hoogte brengen van mogelijke gevolgen daarvan. 

  1. Het recht om een klacht in te dienen:

DES neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en zal actief blijven om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen te voorkomen. Indien u, ondanks onze maatregelen, toch het idee of aanwijzingen heeft dat sprake is van misbruik, verzoekt DES u vriendelijk om hierover contact op te nemen door te mailen naar: privacy@ckvdes.nl. U heeft ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

  1. Aanpassen privacyverklaring

DES behoudt het recht tot de aanpassing van deze privacyverklaring. Van inhoudelijke wijzigingen worden leden en betrokkenen op de hoogte gesteld.